Contenido
- Consejo # 1: Controle su tiempo de trabajo (y sus descansos)
- Solución: la técnica Pomodoro
- Solución: la técnica Flowtime
- Consejo n. ° 2: averigüe a dónde va su tiempo
- Solución: pruebe una herramienta de seguimiento del tiempo
- Consejo n. ° 3: potencia tus listas de tareas pendientes
- Solución: lleve un diario de viñetas
- Solución: utilice un rastreador de tiempo digital
- Consejo n. ° 4: combine sus herramientas de gestión del tiempo
Todo el mundo tiene demasiadas cosas que hacer. Hay, en la vida de cualquier persona, una cantidad casi infinita de tareas, proyectos y cosas que hacer. Van desde lo aburrido (tareas de trabajo rutinarias, cortar el césped o hacer los deberes) hasta lo divertido (una cita, un juego, jugar con los niños) y lo original (un nuevo proyecto desafiante en el trabajo, familiarizarse con un nuevo sitio web). constructor o planeando una fiesta). Sin embargo, pase lo que pase, puede crear más tiempo libre si piensa detenidamente en la gestión de su tiempo.
La gestión del tiempo no es el tema favorito de nadie para discutir. Nos recuerda horarios y listas, a menudo provoca bostezos y quizás hace que algunos de nosotros saquemos una o dos tarjetas de bingo de palabras de moda. Sin embargo, si te pones como objetivo utilizar algunas herramientas y hábitos muy básicos para administrar tu tiempo, realmente puedes cambiar la forma en que funciona tu día. Puede ser más productivo en el trabajo y completar más tareas (utilizando menos tiempo).
Hay varias facetas de la gestión del tiempo que podemos investigar. En este artículo, exploraremos algunas formas prácticas de mejorar su productividad y ayudarlo a organizar mejor sus días.
Consejo # 1: Controle su tiempo de trabajo (y sus descansos)
La clave en la que concentrarse es en hacer un seguimiento de su tiempo de trabajo y, lo que es más importante, de sus descansos. A medida que avanza la jornada laboral, la gente generalmente comienza a trabajar de manera menos eficiente.Todo el mundo ha experimentado la combustión lenta a medida que pierden la atención, se cansan o simplemente se sienten menos efectivos en su trabajo cuanto más horas están "en el reloj".
Esto también puede presentarse de formas sutiles y más difíciles de identificar: tiempos de reacción más lentos, menos energía creativa y otros efectos que pueden obstaculizarlo sin generar señales de alerta. Es posible que no se esté quedando dormido en su escritorio, pero su cuerpo y, lo que es más importante, su mente, está reconociendo la tensión de todos modos. Esta tendencia a trabajar "más duro" trabajando muchas horas sin cesar a menudo simplemente da como resultado una baja productividad y personas que ya no están haciendo un trabajo de calidad.
El enfoque también puede ser un desafío durante la jornada laboral. Muchos de nosotros nos esforzamos en realizar múltiples tareas, pero la ciencia nos ha demostrado una y otra vez que los cerebros humanos son mejores para concentrarse en una tarea a la vez.
Una forma de combatir este estrés del trabajo constante y concentrarse en una cosa a la vez es pensar en su tiempo como si estuviera dividido en dos categorías:
- Trabajo centrado en tareas: Bloques enfocados en realizar una sola tarea
- Descansos del trabajo: Estos te permiten desconectar, recargar y relajarte
Hay un par de métodos de trabajo que pueden ayudar a mejorar la relación entre el trabajo y los descansos, así como a impulsar su concentración en una sola tarea a lo largo del día.
Solución: la técnica Pomodoro
La Técnica Pomodoro es una forma sencilla de dividir su jornada laboral en trozos de productividad. Utiliza un temporizador para registrar las unidades de trabajo ("Pomodoros"). Puede utilizar un temporizador Pomodoro físico o descargar una aplicación de teléfono. Usted elige una sola tarea y la realiza durante un bloque de trabajo de 25 minutos (o personaliza los tiempos para satisfacer sus necesidades). Cuando termine, tome un descanso de cinco o 10 minutos, nuevamente con el temporizador, luego comience un nuevo Pomodoro. Puede volver a concentrarse en la misma tarea o elegir una nueva.
Al final de cuatro Pomodoros, te tomas un descanso más largo de unos 20 a 30 minutos. La parte importante de los descansos es que deben ser descansos. Levántese, hable con alguien, hable un paseo corto, estírese, mire por la ventana, lea un libro. Los descansos no son para hacer otro trabajo.
Si te interrumpen durante tu Pomodoro, finaliza la interrupción lo más rápido posible, anota una nota si hay otra tarea que debas hacer a causa de ella y continúa con tu trabajo. Trate de no descarrilarse: manténgase concentrado.
Solución: la técnica Flowtime
Una cosa que a mucha gente no le gusta de Pomodoro es que los bloques de trabajo están estrictamente reglamentados. Una queja constante es que puede terminar una tarea en menos tiempo y no necesitar todo el bloque o que puede estar "en la zona" cuando suena el temporizador, lo que, por supuesto, perjudica la productividad en lugar de ayudarla.
Puede resolver esto utilizando lo que se llama la técnica Flowtime. En lugar de límites estrictos para los temporizadores, intente trabajar en bloques flexibles de, por ejemplo, 20 a 60 minutos. El objetivo no es que todos los bloques sean iguales, sino que cada bloque sea una unidad de trabajo cohesionado y centrado en una tarea, con una duración máxima para que no trabajes en esa tarea durante horas sin descanso. Con esta técnica, solo se detendrá para tomar un descanso cuando necesite un descanso y se esforzará por ser honesto al respecto.
Consejo n. ° 2: averigüe a dónde va su tiempo
Una segunda faceta importante de trabajar de manera más inteligente en lugar de más difícil consiste en saber cuándo ha estado trabajando, en qué y por qué. El seguimiento del tiempo es una forma práctica de, con el tiempo, hacerse una idea de lo que realmente ha estado haciendo.
Si está utilizando las técnicas Pomodoro o Flowtime ya mencionadas, controlar su tiempo será mucho más fácil. Cuando inicias un Pomodoro, simplemente iniciarás un temporizador o anotarás la hora y cuando termines, lo mismo. Algunas aplicaciones Pomodoro incluso pueden hacer esto por usted y si alguna vez se olvida de anotar las horas de inicio o finalización, el hecho de que esté trabajando en fragmentos grabados debería facilitar el regreso y obtener esa información más tarde.
Puedes ver patrones de lo que te distrae y cuándo; puede ver qué momentos del día son los más productivos y para qué tipo de trabajo
Una vez que pueda recopilar una cantidad suficiente de estos datos, será invaluable para usted. Puedes ver patrones de lo que te distrae y cuándo; puede ver qué momentos del día son los más productivos y para qué tipo de trabajo.
Esta será su guía para reestructurar la jornada laboral tanto como sea posible para maximizar su productividad: realizar un trabajo creativo o complejo durante sus momentos más productivos y llenar los espacios entre reuniones, bloques de tiempo con muchas interrupciones y períodos en los que a menudo tiene problemas para concentrarse con más trabajos serviles.
Solución: pruebe una herramienta de seguimiento del tiempo
Existen soluciones de bajo consumo de energía para rastrear el tiempo invertido en aplicaciones que ya son para Windows, macOS y para las diversas plataformas telefónicas. Puede que ya uses algunos de ellos. Estas funciones le permiten ver qué aplicaciones usa y durante cuánto tiempo por día o por semana.
Lo que queremos hacer es similar pero a nivel de tarea. En lugar de saber si Chrome o Slack estuvieron abiertos esta tarde y durante cuánto tiempo, queremos saber si estuvo en reuniones o escribiendo código, preparando impuestos o escribiendo comunicaciones con los clientes.
Una de las mejores soluciones de seguimiento de tiempo gratuitas / económicas que existen es Toggl. Toggl tiene una aplicación que es regular para iOS y Android, pero el servicio web es excelente y se puede vincular a servicios como Zapier o IFTTT para la automatización.
Además, existen otras herramientas de seguimiento del tiempo que están integradas en el software que ya utiliza. Los sistemas de tarjetas de tiempo de los empleados, si completa los elementos de línea para las tareas, son uno. Otra es la herramienta de facturación que utiliza, si trabaja por cuenta propia; muchas de ellas también contienen funciones de seguimiento del tiempo para ayudar a generar esas facturas.
Consejo n. ° 3: potencia tus listas de tareas pendientes
Por último, pero ciertamente no menos importante, considere el uso de algún tipo de sistema de gestión de tareas. Estos pueden variar enormemente, desde configuraciones de lápiz y papel (consulte nuestra guía sobre los mejores cuadernos para diseñadores) hasta aplicaciones de teléfono o software de computadora. El objetivo es realizar un seguimiento de todos los elementos que necesita hacer en un día determinado o para un proyecto determinado y asegurarse de que no se olviden de las cosas.
Los administradores de tareas son útiles de muchas maneras. Puede usarlos simplemente como una lista organizada de tareas pendientes si lo desea, pero su verdadera fortaleza viene cuando se apoya en ellos con fuerza. Cada nueva tarea que te viene a la mente se coloca en una bandeja de entrada, clasifica las tareas en proyectos, las etiqueta y depende absolutamente del sistema. Siempre se puede confiar en que lo guiará sobre lo que debe hacer, cuándo y, a menudo, dónde.
El sistema necesita ser revisado diariamente o semanalmente para asegurarse de que las tareas no caigan entre las grietas, enterradas en la parte inferior de un proyecto que quizás no tenga una fecha de vencimiento. En esencia, el administrador de tareas puede ser un segundo recuerdo para las cosas que necesita hacer.
Una distinción importante aquí es que estamos viendo la gestión de tareas en lugar de la gestión de proyectos. Las herramientas de gestión de proyectos, como Trello, Basecamp, Asana y muchas otras similares, son muy diferentes a los administradores de tareas.
Cuando administramos tareas, pensamos en listas de tareas pendientes: qué tareas deben realizarse en el trabajo o en casa. Los gerentes de proyecto tienen un alcance mucho más amplio y están menos enfocados en tareas individuales que en toda la amplitud del trabajo que se necesita hacer.
Solución: lleve un diario de viñetas
Su primera opción será si desea un sistema analógico (papel) o digital (móvil / computadora). Si tiene la intención de realizar un seguimiento de sus tareas en papel, uno de los mejores métodos para administrarlo todo es a través de Bullet Journaling. Es un sistema asombroso que le permite capturar pensamientos, notas y tareas y funciona bastante bien junto con Pomodoros enfocados (y también proporciona un lugar para anotar los tiempos para el seguimiento del tiempo).
Solución: utilice un rastreador de tiempo digital
Si prefiere un sistema de seguimiento del tiempo digital, la mejor recomendación general para cualquier plataforma es Todoist. Todoist es una aplicación asombrosa que te permite ordenar tareas en proyectos, proyectos anidados, subtareas, etiquetas, fechas de vencimiento y un montón de otras funciones, al mismo tiempo que te permite tener una sola lista simple de tareas pendientes si lo deseas. Los usuarios avanzados pueden compartir tareas con otros, sincronizar con calendarios o incluso utilizar la API para integrarse con servicios de terceros como Zapier o IFTTT.
Para los usuarios del ecosistema de Apple, los favoritos son OmniFocus para una administración de tareas seria con un estilo más "Getting Things Done" (GTD) y Things para todos los demás. Ambas aplicaciones son administradores de tareas increíbles y, para un usuario exclusivo de macOS / iOS, pueden proporcionar en algunos casos funciones más útiles que incluso Todoist.
Consejo n. ° 4: combine sus herramientas de gestión del tiempo
Estas tres partes del trabajo inteligente encajan muy bien. Si tiene una lista de tareas pendientes para el día, puede quitar un elemento de esa lista, hacer un Pomodoro o dos para completarlo y luego realizar un seguimiento del tiempo que dedicó a esa tarea antes de elegir otra.
Esto puede ser mucho a lo que acostumbrarse a la vez, por lo que también es perfectamente aceptable tomar una de estas ideas e incorporarla a su rutina diaria, luego, una vez que esté familiarizado con su uso regular, considere la idea de investigar uno de los otros.
Este artículo se publicó originalmente en el número 324 de neto, la revista más vendida del mundo para diseñadores y desarrolladores web. Comprar número 324 o suscribir a la red hoy.
